RetSoft heeft de mogelijkheid om documenten vanuit uw postvak automatisch te verwerken. Hiervoor gebruikt RetSoft verwerkingsregels.Verwerkingsregels zijn vooral handig bij veel terugkeerde handelingen, zoals bijvoorbeeld poststukken van de belastingdienst. Elke verwerkingsregel bestaat uit één of meerdere voorwaarde(n). Aan de hand van deze voorwaarde(n) weet RetSoft waar de geïmporteerde bestanden naartoe moeten worden verplaatst.

‍

Beginnen met verwerkingsregels

Na het openen van RetSoft heeft u via de menubalk (tab Extra) toegang tot de verwerkingsregels.

• Extra->  Verwerkingsregels bewerken

‍

Verwerkingsregels maken

Het maken van verwerkingsregels is vrij eenvoudig. Via de knop Nieuw maakt u een nieuwe regel aan. U komt nu in het onderstaande scherm terecht.

Hier geeft u de te maken verwerkingsregel een naam en geeft u één of meerdere voorwaarden op.

De voorwaarden binnen de verwerkingsregels bestaan uit drie criteria, namelijk:

• Documentinhoud of Documentnaam
• Bevat of Bevat niet
• Door de gebruiker op te geven  

Een verwerkingsregel kan uit meerdere voorwaarden bestaan zoals achternaam en bsn-nummer. Zie onderstaand voorbeeld.

Als u op Volgende klikt, kunt u een nieuwe naam aan het document geven (dit is een optie) en kunt u een locatie opgeven waar deze naartoe verplaatst moet worden. Als laatste klikt u op de knop Voltooien om de net gemaakte regel op te slaan.

‍

Verwerkingsregels gebruiken

Verwerkingsregels zijn eenvoudig te gebruiken. Wanneer u documenten hebt geïmporteerd naar uw Postvak en u hier op de rechtermuisknop klikt, kunt u kiezen voor: Verwerkingsregels toepassen.

‍

Let op:

• Als u de demonstratieversie van RetSoft gebruikt, is er een limiet aan het aantal bestanden dat u kunt importeren. Deze beperking wordt opgeheven nadat u een licentie hebt gekocht.
• U hebt een OCR-engine nodig om scans te verwerken. De OCR-engine is een standaardfunctie van RetSoft Archive Pro,Business en Business+, maar een add-on voor RetSoft Archive Expert.
• Alleen gebruikers met administrator rechten kunnen verwerkingsregels aanmaken en uitvoeren.