Bij het starten van een nieuwe scan kunt u informatie toevoegen, of u kunt vertrouwen op de OCR (tekstherkenning) van het document dat wordt uitgevoerd nadat de documenten zijn gescand in RetSoft om uw document te vinden.

Een nieuwe scan starten

U kunt op de scanknop in de werkbalk klikken om het scanproces te starten.

Of druk op uw "spatiebalk" om te beginnen. Het volgende dialoogvenster laat zien:

Invoervelden

Alle invoervelden zijn optioneel en u kunt deze op elk gewenst moment na de scan wijzigen.

• Naam

Dit wordt de bestandsnaam

• Datum

Dit wordt gebruikt voor de bestandsdatum, de standaarddatum is vandaag.

• Verloopt op

U kunt een datum invoeren waarop u het document wilt filteren om het uit het archief te verwijderen. Het verwijderen gebeurt niet automatisch, u kunt een zoekfilter invoeren en vervolgens beslissen of u de bestanden wilt verwijderen die overeenkomen met de zoekparameters. Dit is vooral belangrijk wanneer een document privacyinformatie bevat en u het document wilt behandelen volgens de nieuwe AVG-wetgeving.

• Metadata - Woord 1/5 + postcode

Alle velden zijn optioneel. U kunt ervoor kiezen om specifieke trefwoorden in te voeren waarop u het document later wilt vinden. Dit is belangrijk bij het scannen van documenten met veel foto's, omdat er veelal geen tekst op foto’s staan. U kunt bepaalde metagegevens invoeren om de foto later in RetSoft terug te vinden.

‍

Tip: u kunt "woord 1/5" wijzigen via de knop MetaData (rechtsboven). Op deze manier kan "Woord 1" "Klant" zijn en "Woord 2" "Classificatie" zijn.

‍

Wanneer u klaar bent met het invoeren van optionele metadata, klikt u op Volgende om uw scaninstellingen te kiezen

‍

RetSoft detecteert alle compatibele TWAIN-scanners die op uw systeem zijn aangesloten en u kunt degene uit de lijst selecteren die u wilt gebruiken.

Vervolgens kunt u kiezen welke preset u wilt gebruiken. We hebben drie presets geconfigureerd:

• Zwart / wit: 300 DPI
• Grijsschaal: 150 DPI
• Kleur: 150 DPI

Opties

• Auto nummer

Elk document krijgt een achtervoegsel met een automatisch oplopend numerieke teller.

• Voeg pagina's samen

Elke pagina in de scanner wordt samengevoegd in een bestand van meerdere pagina's. Als u dit selectievakje uitschakelt, wordt elke pagina een apart document.

‍

Als u uw instellingen wilt aanpassen, kies dan Geavanceerd om het dialoogvenster met de scannerinstellingen van uw scanner weer te geven nadat u op de knop "Scannen" hebt gedrukt.

Vragen?

Als u vragen heeft over scannen, kunt u de online handleiding raadplegen of contact opnemen met het ondersteuningsteam, mail naar support@retsoft.com.