Bij het starten van een nieuwe scan kun je informatie toevoegen, of je kunt vertrouwen op de OCR (tekstherkenning) van het document dat wordt uitgevoerd nadat de documenten zijn gescand in RetSoft om jouw document te vinden.

Een nieuwe scan starten

Je kunt op de scanknop in de werkbalk klikken om het scanproces te starten.

Of druk op je "spatiebalk" om te beginnen. Het volgende dialoogvenster laat zien:

Invoervelden

Alle invoervelden zijn optioneel en je kunt deze op elk gewenst moment na de scan wijzigen.

• Naam

Dit wordt de bestandsnaam

• Datum

Dit wordt gebruikt voor de bestandsdatum, de standaarddatum is vandaag.

• Verloopt op

Je kunt een datum invoeren waarop je het document wilt filteren om het uit het archief te verwijderen. Het verwijderen gebeurt niet automatisch, je kunt een zoekfilter invoeren en vervolgens beslissen of je de bestanden wilt verwijderen die overeenkomen met de zoekparameters. Dit is vooral belangrijk wanneer een document privacyinformatie bevat en je het document wilt behandelen volgens de nieuwe AVG-wetgeving.

• Metadata - Woord 1/5 + postcode

Alle velden zijn optioneel. Je kunt ervoor kiezen om specifieke trefwoorden in te voeren waarop je het document later wilt vinden. Dit is belangrijk bij het scannen van documenten met veel foto's, omdat er veelal geen tekst op foto’s staan. Je kunt bepaalde metagegevens invoeren om de foto later in RetSoft terug te vinden.

‍

Tip: je kunt "woord 1/5" wijzigen via instellingen. Op deze manier kan "Woord 1" "Klant" zijn en "Woord 2" "Classificatie" zijn.

‍

Wanneer je klaar bent met het invoeren van optionele metadata, klik je op Volgende om je scaninstellingen te kiezen

‍

RetSoft detecteert alle compatibele TWAIN-scanners die op jouw systeem zijn aangesloten en je kunt degene uit de lijst selecteren die je wilt gebruiken.

Vervolgens kun je kiezen welke preset je wilt gebruiken. We hebben drie presets geconfigureerd:

• Zwart / wit: 300 DPI
• Grijsschaal: 150 DPI
• Kleur: 150 DPI

Opties

• Auto nummer

Elk document krijgt een achtervoegsel met een automatisch oplopend numerieke teller.

• Voeg pagina's samen

Elke pagina in de scanner wordt samengevoegd in een bestand van meerdere pagina's. Als je dit selectievakje uitschakelt, wordt elke pagina een apart document.

‍

Als je jouw instellingen wilt aanpassen, kies je Geavanceerd om het dialoogvenster met de scannerinstellingen van jouw scanner weer te geven nadat je op de knop "Scannen" hebt gedrukt.

Vragen?

Als je vragen hebt over scannen, kun je de online handleiding raadplegen of contact opnemen met het ondersteuningsteam, mail naar support@retsoft.com.