Pagina niet gevonden

De pagina die je zoekt bestaat niet, of is verplaatst.
Bekijk onze site, of probeer de zoekmachine om te zoeken.

Importeren van bestanden in Retsoft

RetSoft is niet alleen voor het scannen, maar ook voor en importeren en opslaan van digitale bestanden in je archief. Er zijn verschillende manieren om dit te doen.

In dit artikel bespreken we drie methoden:

  1. ‍Via de importknop
  2. Door bestanden te slepen en neer te zetten
  3. Door de map "Inbox" te gebruiken

 

Importeren via de importknop

Nadat je RetSoft hebt gestart, kun je de knop Importeren op de werkbalk gebruiken om naar een of meer bestanden te navigeren die je wilt importeren in de geselecteerde map in RetSoft. Je kunt alleen bestanden importeren, niet hele mappen! Als je volledige mappen en de bestanden in de mappen wilt importeren, gebruik je de methode "Maplezer".

Na het klikken op Openen krijg je de optie om metadata aan je bestanden toe te voegen.

Dit is een optionele stap, maar wordt aanbevolen wanneer je de documenten wilt zoeken op gegevens die niet in de documenten zijn opgenomen.

Het selectievakje "Update-index bijwerken onmiddellijk na import" zorgt ervoor dat de inhoud van de bestanden wordt toegevoegd aan de zoekdatabase, zodat je kunt zoeken naar de bestanden op basis van woorden in de bestanden.

Klik op OK om het importeren te starten. Bij het importeren van de bestanden zal RetSoft deze controleren en optimaliseren voor weergave binnen RetSoft, dus dit kan enige tijd duren bij het importeren van grote hoeveelheden bestanden.

De bestanden zijn geïmporteerd in RetSoft. De datum is gewijzigd in de importdatum, dit is optioneel.

 

Bestanden slepen en neerzetten

Dit is de gemakkelijkste manier om bestanden van je opslagschijf aan RetSoft toe te voegen. Open Windows Verkenner en navigeer naar de bestanden die je wilt importeren. Wanneer je ze hebt gevonden, selecteer je ze en sleep je ze (terwijl je de muisknop ingedrukt houdt) naar de gewenste map in RetSoft. Zo eenvoudig is het!

Na het droppen van de bestanden in RetSoft krijg je dezelfde dialoogvensters om metadata toe te voegen, zoals wanneer je bestanden importeert via de knop Importeren.

 

De functie "Inbox" gebruiken

Elke gebruiker kan een map op zijn (netwerk) schijf 1-op-1 koppelen aan een map in RetSoft. Als een gebruiker documenten in die Windows-map plaatst, zal RetSoft de gebruiker laten weten dat nieuwe bestanden kunnen worden geïmporteerd.

Dit is een eenvoudige manier om bestanden op te slaan in RetSoft, omdat na het importeren de bestanden worden verwijderd uit de Windows-map en alleen bestaan binnen RetSoft, zodat je geen dubbele bestanden meer hebt.

Hoe de map Inbox te configureren

Ga naar "Instellingen", het volgende dialoogvenster wordt geopend.

Op het eerste tabblad kan elke gebruiker zijn eigen map Inbox configureren. In het voorbeeld is de map Inbox ingesteld op "C: \ een voorbeeldmap", de map kan zich ook op een netwerkstation bevinden.

Werken met de Inbox-functie

Wanneer een bestand in de map "c: \ een voorbeeldmap" wordt geplaatst, zal RetSoft dit detecteren en zal een blauwe pijl in de map Inbox in Retsoft beginnen te knipperen.

Wanneer je vervolgens op de map klikt, vraagt RetSoft om de bestanden in de Windows-map te importeren.

Als je Ja kiest, worden de bestanden geïmporteerd en wordt de Windows-map leeggemaakt.

 

 

Terug naar overzicht