Pagina niet gevonden

De pagina die je zoekt bestaat niet, of is verplaatst.
Bekijk onze site, of probeer de zoekmachine om te zoeken.

Importeer je bestaande mappenstructuur in RetSoft

Leer hoe je een bestaande mappenstructuur in RetSoft importeert met een paar eenvoudige stappen en verbeter je zoekresultaten onmiddellijk.

Als je net zoals duizenden bedrijven werkt via een gedeelde netwerkschijf, is het veelal beter de hele gedeelde map in RetSoft te importeren. Op deze manier zullen alle bestanden die je wilt vinden, worden geïndexeerd door RetSoft, waardoor je de zoekkracht van RetSoft kunt gebruiken om de documenten te vinden die je nodig hebt. 

Je kunt ervoor kiezen om deze bestanden te importeren en toch een nieuwe structuur te maken voor elk document dat je na deze eerste import aan RetSoft wilt toevoegen. Je bent dus niet gedwongen om te blijven werken in de structuur waarmee je werkt op je netwerkstation.

Functies omvatten

  • Filteren op bestandsgrootte
  • Filteren op bestandstype
  • Importeer metadata voor elk bestand
  • Transformeer PDF naar RetSoft-documenten indien beschikbaar

 Let op:

  • Als je dit in de proefmodus gebruikt, is er een limiet aan het aantal bestanden dat je kunt importeren. Deze beperking wordt opgeheven nadat je een licentie hebt gekocht
  • Je hebt een OCR-engine nodig om scans te verwerken. De OCR-engine is een standaardfunctie van RetSoft Archive Pro, Business en Business+, maar een add-on voor RetSoft Archive Expert

De maplezer starten

Na het openen van RetSoft heb je via de menubalk toegang tot de maplezer:

  • ‍Extra -> Tools -> Maplezer

Maplezer gebruiken

Het gebruik van maplezers is vrij eenvoudig, je geeft aan welke map je wilt importeren en welke opties je wilt gebruiken tijdens die import.

Scherm: geef de importmap op

Opties op dit scherm:

  • ‍Documenten comprimeren en controleren indien van toepassing (standaard)

Deze optie controleert de bestanden die door RetSoft Archive worden ondersteund en comprimeert ze voordat ze in het archief worden geïmporteerd. Als je het bestand in zijn oorspronkelijke grootte wilt behouden, schakel je deze optie uit.

  • Converteer PDF-documenten naar RetSoft-documenten indien mogelijk

Indien mogelijk worden PDF-documenten geconverteerd naar RetSoft-documenten. RetSoft-documenten zijn geoptimaliseerd voor gebruik in RetSoft. Ze kunnen worden bewerkt, zoals gesplitste pagina's, pagina's samenvoegen en pagina's herschikken. Ze laden ook sneller wanneer ze in RetSoft worden bekeken.

  • Importeer geen bestanden groter dan 200 MB

Bestanden die groter zijn dan de opgegeven waarde, worden niet geïmporteerd.

Scherm: bestandstypes uitsluiten

In dit scherm kun je kiezen welke bestandsindelingen je wilt importeren. Je kunt bestandsindelingen hier in en uit jouw lijst toevoegen en verwijderen. Met de 'Default'-knop kun je de standaardformaten herstellen die standaard door het programma worden ondersteund. Bestandstypen die niet door RetSoft worden ondersteund, kunnen worden geïmporteerd maar kunnen niet binnen RetSoft worden bekeken en indexering van het document is niet mogelijk. Als je het bestand wilt bekijken, dubbelklik je op het bestand en open je het in een externe viewer.

Scherm: Metadata-instellingen

In deze map stel je de instellingen in om metagegevens (namen, trefwoorden, enz.) aan geïmporteerde documenten toe te voegen.

  • Bestandsuitbreiding toevoegen aan naam als deze ontbreekt (standaard)

Wanneer een bestandstype niet wordt herkend door RetSoft Archive, wordt een bestandsextensie toegevoegd aan de naam van het document in uw archief.

  • Voeg metadata toe aan documenten

Wanneer deze optie niet is aangevinkt, zal RetSoft ernaar zoeken tijdens het importeren. Zie in subsectie 'Metadata-bestanden' verderop in deze handleiding voor meer informatie. 

  • Gebruik bestandsdatum wanneer metagegevens ontbreken (standaard)
  • Als er geen metadata aan het bestand is toegevoegd, wordt de systeemdatum van het bestand gebruikt. In alle andere gevallen wordt de huidige datum gebruikt.

Scherm: Selecteer archief

Zoek jouw archiefdatabase waarin je de mappen en bestanden wilt importeren. Als je wilt, kun je ook een doelmap invoeren waar de geïmporteerde bestanden moet worden geplaatst. Als de doelmap niet bestaat, wordt deze gemaakt.

Scherm: importeren...

Afgerond!

Nadat alle mappen en bestanden zijn geïmporteerd, kun je het voltooien door op Gereed te klikken. Als er tijdens het importeren problemen waren, wordt een logbestand getoond.

Metadata importeren

Als je je bestand verplaatst vanuit een andere archiveringsoplossing en je wilt metadata van die oplossing importeren in RetSoft, is dat ook mogelijk. Meer documentatie kan je vinden in onze handleiding.

Terug naar overzicht