
Pagina niet gevonden
Bekijk onze site, of probeer de zoekmachine om te zoeken.
Kom erachter hoe u een bestaande mappenstructuur in RetSoft importeert met een paar eenvoudige stappen en verbeter uw zoekresultaten onmiddellijk.
Als u net zoals duizenden bedrijven werkt via een gedeelde netwerkschijf, is het veelal beter de hele gedeelde map in RetSoft te importeren. Op deze manier zullen alle bestanden die u wilt vinden, worden geïndexeerd door RetSoft waardoor u de zoekkracht van RetSoft kunt gebruiken om de documenten te vinden die u nodig heeft.
U kunt ervoor kiezen om deze bestanden te importeren en toch een nieuwe structuur te maken voor elk document dat u na deze eerste import aan RetSoft wilt toevoegen. U bent dus niet gedwongen om te blijven werken in de structuur waarmee u werkt op uw netwerkstation.
Na het openen van RetSoft heeft u via de menubalk toegang tot de mappenlezer:
Het gebruik van mappenlezers is vrij eenvoudig, u geeft aan welke map u wilt importeren en welke opties u wilt gebruiken tijdens die import.
Uitleg opties op dit scherm:
Deze optie controleert de bestanden die door RetSoft Archive worden ondersteund en comprimeert ze voordat ze in het archief worden geïmporteerd. Als u het bestand in zijn oorspronkelijke grootte wilt behouden, schakel dan deze optie uit.
Indien mogelijk worden PDF-documenten geconverteerd naar RetSoft-documenten. RetSoft-documenten zijn geoptimaliseerd voor gebruik in RetSoft. Ze kunnen worden bewerkt, zoals gesplitste pagina's, pagina's samenvoegen en pagina's herschikken. Ze laden ook sneller wanneer ze in RetSoft worden bekeken.
Bestanden die groter zijn dan de opgegeven waarde, worden niet geïmporteerd.
In dit scherm kunt u kiezen welke bestandsindelingen u wilt importeren. U kunt bestandsindelingen hier in en uit uw lijst toevoegen en verwijderen. Met de 'Default'-knop kunt u de standaardformaten herstellen die standaard door het programma worden ondersteund. Bestandstypen die niet door RetSoft worden ondersteund, kunnen worden geïmporteerd maar kunnen niet binnen RetSoft worden bekeken en indexering van het document is niet mogelijk. Als u het bestand wilt bekijken, dubbelklikt u op het bestand en opent u het in een externe viewer.
In deze map stelt u de instellingen in om metagegevens (namen, trefwoorden, enz.) aan geïmporteerde documenten toe te voegen.
Uitleg opties op dit scherm:
Wanneer een bestandstype niet wordt herkend door RetSoft Archive, wordt een bestandsextensie toegevoegd aan de naam van het document in uw archief.
Wanneer deze optie niet is aangevinkt, zal RetSoft ernaar zoeken tijdens het importeren. Zie in subsectie 'Metadata-bestanden' verderop in deze handleiding voor meer informatie.
Als er geen metadata aan het bestand is toegevoegd, wordt de systeemdatum van het bestand gebruikt. In alle andere gevallen wordt de huidige datum gebruikt.
Zoek uw archiefdatabase waarin u de mappen en bestanden wilt importeren. Als u wilt, kunt u ook een doelmap invoeren waar de geïmporteerde bestanden moet worden geplaatst. Als de doelmap niet bestaat, wordt deze gemaakt.
Nadat alle mappen en bestanden zijn geïmporteerd, kunt u het voltooien door op Gereed te klikken. Als er tijdens het importeren problemen waren, wordt een logbestand getoond.
Als u uw bestand verplaatst vanuit een andere archiveringsoplossing en u wilt metadata van die oplossing importeren in RetSoft, is dat ook mogelijk. Meer documentatie kunt u vinden in onze handleiding.