Als u net zoals duizenden bedrijven werkt via een gedeelde netwerkschijf, is het veelal beter de hele gedeelde map in RetSoft te importeren. Op deze manier zullen alle bestanden die u wilt vinden, worden geïndexeerd door RetSoft waardoor u de zoekkracht van RetSoft kunt gebruiken om de documenten te vinden die u nodig heeft. 

U kunt ervoor kiezen om deze bestanden te importeren en toch een nieuwe structuur te maken voor elk document dat u na deze eerste import aan RetSoft wilt toevoegen. U bent dus niet gedwongen om te blijven werken in de structuur waarmee u werkt op uw netwerkstation.

Functies omvatten

• Filteren op bestandsgrootte
• Filteren op bestandstype
• Importeer metadata voor elk bestand
• Transformeer PDF naar RetSoft-documenten indien beschikbaar

 Let op:

• Als u dit in de proefmodus gebruikt, is er een limiet aan het aantal bestanden dat u kunt importeren. Deze beperking wordt opgeheven nadat u een licentie hebt gekocht
• U heeft een OCR-engine nodig om scans te verwerken. De OCR-engine is een standaardfunctie van RetSoft Archive Pro, Business en Business+, maar een add-on voor RetSoft Archive Expert

De mappenlezer starten

Na het openen van RetSoft heeft u via de menubalk toegang tot de mappenlezer:

• Extra -> Tools -> Mappenlezer

Mappenlezer gebruiken

Het gebruik van mappenlezers is vrij eenvoudig, u geeft aan welke map u wilt importeren en welke opties u wilt gebruiken tijdens die import.

Scherm: geef de importmap op

Uitleg opties op dit scherm:

• Documenten comprimeren en controleren indien van toepassing (standaard) (1e optie)

Deze optie controleert de bestanden die door RetSoft Archive worden ondersteund en comprimeert ze voordat ze in het archief worden geïmporteerd. Als u het bestand in zijn oorspronkelijke grootte wilt behouden, schakel dan deze optie uit.

• Converteer PDF-documenten naar RetSoft-documenten indien mogelijk (2e optie)

Indien mogelijk worden PDF-documenten geconverteerd naar RetSoft-documenten. RetSoft-documenten zijn geoptimaliseerd voor gebruik in RetSoft. Ze kunnen worden bewerkt, zoals gesplitste pagina's, pagina's samenvoegen en pagina's herschikken. Ze laden ook sneller wanneer ze in RetSoft worden bekeken.

• Importeer geen bestanden groter dan 200 MB (4e optie)

Bestanden die groter zijn dan de opgegeven waarde, worden niet geïmporteerd.

Scherm: bestandstypes uitsluiten

In dit scherm kunt u kiezen welke bestandsindelingen u wilt importeren. U kunt bestandsindelingen hier in en uit uw lijst toevoegen en verwijderen. Met de 'Default'-knop kunt u de standaardformaten herstellen die standaard door het programma worden ondersteund. Bestandstypen die niet door RetSoft worden ondersteund, kunnen worden geïmporteerd maar kunnen niet binnen RetSoft worden bekeken en indexering van het document is niet mogelijk. Als u het bestand wilt bekijken, dubbelklikt u op het bestand en opent u het in een externe viewer.

Scherm: Metadata-instellingen

In deze map stelt u de instellingen in om metagegevens (namen, trefwoorden, enz.) aan geïmporteerde documenten toe te voegen.

Uitleg opties op dit scherm:

• Bestandsuitbreiding toevoegen aan naam als deze ontbreekt (standaard) (1e optie)

Wanneer een bestandstype niet wordt herkend door RetSoft Archive, wordt een bestandsextensie toegevoegd aan de naam van het document in uw archief.

• Voeg metadata toe aan documenten (2e optie)

Wanneer deze optie niet is aangevinkt, zal RetSoft ernaar zoeken tijdens het importeren. Zie in subsectie 'Metadata-bestanden' verderop in deze handleiding voor meer informatie. 

• Gebruik bestandsdatum wanneer metagegevens ontbreken (standaard) (3e optie)

Als er geen metadata aan het bestand is toegevoegd, wordt de systeemdatum van het bestand gebruikt. In alle andere gevallen wordt de huidige datum gebruikt.

Scherm: Selecteer archief

Zoek uw archiefdatabase waarin u de mappen en bestanden wilt importeren. Als u wilt, kunt u ook een doelmap invoeren waar de geïmporteerde bestanden moet worden geplaatst. Als de doelmap niet bestaat, wordt deze gemaakt.

Scherm: importeren...

‍

Afgerond!

Nadat alle mappen en bestanden zijn geïmporteerd, kunt u het voltooien door op Gereed te klikken. Als er tijdens het importeren problemen waren, wordt een logbestand getoond.

Metadata importeren

Als u uw bestand verplaatst vanuit een andere archiveringsoplossing en u wilt metadata van die oplossing importeren in RetSoft, is dat ook mogelijk. Meer documentatie kunt u vinden in onze handleiding.